Servicios
Nuestro servicio de gestión documental, proporcionamos soluciones adaptadas para convertir cualquier sistema de archivos en un flujo de trabajo ordenado y sin complicaciones
Nuestro equipo de profesionales en gestión documental está preparado para asistir en la simplificación de los procesos, la liberación de espacio físico y la maximización de la eficiencia documental. Ya sea que se requiera la digitalización de documentos en papel, la implementación de un sistema de gestión de contenido empresarial o asegurar el cumplimiento normativo, contamos con soluciones efectivas para cualquier empresa.
Las alcances de las actividades a desarrollar por parte de los coordinadores de control documental consideran a grandes rasgos las actividades de:
Adquisición y digitalización de documentos físicos o la generación de documentos electrónicos desde su inicio. Este enfoque posibilita un acceso más rápido y efectivo a la información, eliminando la necesidad del soporte papel y simplificando la localización y recuperación de documentos.
Estructuración y ordenamiento apropiado de los documentos. Estos conlleva a establecer organizaciones y sistemas de archivo coherentes, aprovechar metadatos para describir los documentos, y asignar categorías y etiquetas pertinentes.
Mantenimiento seguro y controlado del acceso a los documentos, ya sean físicos o electrónicos. Este proceso involucra la implementación de medidas de seguridad, como la encriptación de datos y el control de acceso basado en roles, con el propósito de salvaguardar la confidencialidad e integridad de los documentos.
Facilitación del flujo de trabajo y la colaboración mediante el establecimiento de procesos eficientes para la creación, revisión, aprobación y distribución de documentos. Esto incluye la asignación de tareas, notificaciones de acciones pendientes y la capacidad de realizar comentarios y revisiones colaborativas. Favorece la colaboración entre equipos y optimiza la eficiencia en la gestión de proyectos y procesos empresariales.
Conformidad con normativas legales mediante la implementación de políticas y procedimientos destinados a cumplir con regulaciones y leyes relacionadas con la privacidad, la protección de datos, la retención de documentos y la disposición adecuada de la información.
